إذا كنت جزءًا من فريق عمل مرن أو يعمل عن بُعد، تستطيع منصات التراسُل المؤسسي مثل Slack وFlock وFuze تغيير طريقة تواصلك مع العملاء والزملاء جذريًا. يشارك الصحفي المتخصص في التقنية جيمس داي ما تحتاج معرفته
إنها تشبه تطبيق واتساب (WhatsApp)، ولكنها مُخصصة للاتصالات المؤسسية الداخلية. هذا هو التراسل المؤسسي باختصار. فبدلاً من تعطيل الأعمال بسبب البريد الإلكتروني أو الانخراط في اجتماعات مطولة، تستطيع تطبيقات الدردشة الفورية الآمنة تسريع تفاعل الموظفين وزيادة الإنتاجية.
ومع تقدير صناعة التراسل المؤسسي أن عدد مستخدميها العالميين البالغ خمسة ملايين يمكن أن يرتفع إلى مليار شخص في غضون 10 سنوات (1)، فإن هذا السوق سريع النمو على وشك الاكتساح. ومع توافرالعديد من المنصات التي يمكنك الاختيار من بينها وكذلك التقنيات المثيرة – مثل الذكاء الاصطناعي والواقع المعزز وإنترنت الأشياء والواقع الافتراضي – فجميعها مُصممة لتؤدي دورها، كما تتضح هنا كيفية التنقُّل في نطاق تطبيقات التراسل.
1. لماذا يُعتبر الوقت الحالي أنسب وقت للتحوُّل
اتصالات مفتوحة وفعالة إنها ما تؤمن به جميع الأعمال التجارية ولكن لا توفرها دائمًا. قد تُعد علاقة الحب التي تجمعنا بالبريد الإلكتروني أمرًا مفهومًا، ولكنها أيضًا قاتل للإنتاجية بالنظر إلى عدد الرسائل اللازمة لجدولة اجتماع واحد فقط. تخيل الآن أنه يمكن إجراء محادثة فورية مع كل شخص مشارك في ذلك المشروع وقد تجد أنك لا تحتاج إلى النظر في فكرة عقد اجتماع باعتبارها الخيار الأول.
لا يقتصر التراسُل المؤسسي الآمن على استبدال البريد الإلكتروني. فالأمر يتعلق بتجنُّب ازدحام المرور للوصول إلى وجهتك باكرًا. تشير دراسة استقصائية لتطبيق التراسل "Flock"، الذي أُطلق في المملكة المتحدة عام 2017، إلى أنه خفض عدد الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني التي يحتاجها مستخدموه بنسبة تصل إلى 70 في المائة.
يقول الملياردير المؤسس لخدمة (Flock)، بهافين توراخيا: "لقد نما نظام الأعمال وأصبحت أنشطة مكان العمل أكثر تعاونًا". "ولهذا السبب نحتاج إلى التصدي سريعًا للعديد من تحديات مكان العمل. كما يتضح أن الأدوات التي تتيح للمستخدمين التعاون بسلاسة وبشكل فوري هي ما نحتاجه في الوقت الحاضر."
2. لمَ كل هذا الاهتمام؟
نظرًا لخسارة الأفراد 27 دقيقة من وقت الإنتاج يوميًا (بما يُعادل يومًا كاملاً شهريًا) بسبب مشاكل تكنولوجيا المعلومات ونُظم التشغيل البطيئة ومجموعة الأدوات القديمة (2) – فأي أدوات يمكنها المساعدة في تنسيق عمليات العمل اليومية بمرونة ستربح المنافسة.
توفر خدمة التراسُل المؤسسي المميزة للشركات أكثر من مجرد وسيلة مريحة للدردشة. وباعتبارها بدايةً، يجب أن تعمل بسلاسة لدى جميع الأنظمة الأساسية، مثل كمبيوتر سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول والهاتف الذكي والجهاز اللوحي. ويشمل ذلك أيضًا المكالمات الصوتية والمرئية.
يجب أن تسهُل مشاركة المحتوى الرقمي، على سبيل المثال، سحب وإفلات مستند ترغب عادةً في إرفاقه مع رسالة بريد إلكتروني. يُعد التكامل مع تطبيقات خارجية مثل (Dropbox) و(Trello) و(MailChimp) وغيرها أمرًا مفيدًا كما هو الحال بالنسبة للتخزين السحابي الآمن مع العديد من طبقات التشفير.
وأخيرًا، يجب أن تكون الخدمة قابلة للتوسُّع لتُناسب حجم النشاط التجاري وألا تخل بالأداء إذا نما الفريق. وتعتمد شركة الإدارة العالمية Accenture وشركة Ricoh لتصنيع الإلكترونيات وشركة Victorinox السويسرية لصناعة السكاكين الحربية على تطبيق Flock، في حين تستخدم شركة IBM عملاقة الكمبيوتر وشبكة القنوات البريطانية ITV وشركة سامسونج (Samsung) وشركة AirBnb وشركة eBay وغيرها تطبيق Slack الأكثر شهرة.
3. قادة المجال
نظرًا لتعلُّق الأمر برمته بالمرونة والسرعة، فلا عجب أن تتمتع جميع الخدمات التي يزداد الطلب عليها بأسماء ذات طابع رنان. وبالفعل صُمِّمت أسماء تطبيقات مثل Fuze وFlock وSlack بشكل يستوفي جميع المعايير المذكورة أعلاه. وتستهدف هذه التطبيقات الثلاثة المستخدمين النهائيين كما تتطلب قدرًا ضئيلاً من ترتيبات الإعداد والتثبيت.
من ناحية أخرى ، فقد صُمم تطبيق (Twilio) بحيث يناسب المطورين الذين يسعون إلى تضمين خدمة التراسل الفوري في برمجياتهم. وهناك بدائل تشمل (TeamWire) الذي تستخدمه البنوك وقوات الشرطة في ألمانيا، وتطبيق (BroadSoft) الذي اشترته مُؤخَّرًا شركة (Cisco Systems).
قد تكون حرية البرامج مفتوحة المصدر عامل جذب لا سيما إذا كنت تتعامل مع معلومات حساسة أو تحتاج إلى الاحتفاظ بالاتصالات مع توافر جدار حماية، أو ببساطة لا تثق في الخدمات السحابية وتفضل استخدام خادم محلي. وفي هذه الحالة، يمكنك اختيار خدمات مثل Rocket.Chat أو Mattermost أو Oneteam. وبخلاف ذلك، يمكنك اختيار ما تريد من أفضل التطبيقات الأخرى التي تتنافس للسيطرة على هذا المجال. وفي معظم الحالات، تتميز هذه التطبيقات بأنها مجانية التنزيل والاستخدام، ولكنها تُقدم ميزات إضافية مدفوعة.
ليس ثمة شك في أن خدمات التراسُل الفوري المحفوظة في السحابة تزيد الإنتاجية. وعلى سبيل المثال، تخيل انضمام عضو جديد من الموظفين إلى الشركة ويحتاج إلى الوصول إلى الكفاءة المطلوبة سريعًا لتنفيذ مشروع. فبدلاً من جدولة اجتماعات تستغرق وقتًا طويلاً أو إجراء مكالمات جماعية أو إعادة توجيه مجموعات من مراسلات البريد الإلكتروني، يمكن الوصول إلى محفوظات المحادثات الخاصة بالفريق والمستندات المشتركة فورًا حتى يمكنهم البدء بحماسٍ وشغف.
4. الأربعة الكبار
لم تكن شركات مايكروسوفت وجوجل وأمازون وأبل أبدًا بعيدًا عن هذا المجال. يُعد تطبيق Microsoft Teams جزءًا من حزمة خدمات Office 365، ولكن يمكن دمجه مع منتجات غير تابعة لشركة مايكروسوفت. وقد أرادت شركة التكنولوجيا العملاقة "مايكروسوفت" شراء تطبيق Slack مقابل 8 ملايين دولار ولكنها تراجعت بعد أن مارس بيل جيتس ضغوطًا لإنفاق الأموال، حسبما أفادت التقارير، لتطوير تطبيق Skype for Business (يمكنك الرجوع إلى تقرير تزايد أهمية وسائل التواصل الاجتماعي "Social media gets serious") بدلاً من ذلك.
يُوصَف تطبيق Google Jibe باعتباره إحدى منصات خدمات الاتصالات الغنية (Rich Communications Service). فهي تشترك في الكثير من أوجه التشابه مع منصات التراسل المؤسسي ولكنها تستهدف فقط مستخدمي نظام التشغيل Android، في حين سيتوافق تطبيق Amazon Anytime، حسبما ورد أن ذلك مخطط له، مع أجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة المحمولة، وهو يركز بشكل أكبر على المستخدم.
تُعد خدمة (Business Chat) من شركة أبل ميزة جديدة في تطبيق iMessage تُطلق هذا العام. تكمن الفكرة هنا في تسهيل الأمر على العملاء للاتصال بالشركات؛ مثل البنوك، لحل المشكلات. تعتبر الفوائد التي تعود على أي شخص وثيق الصلة بأنظمة شركة أبل واضحة تمامًا، مع تحقيق التزامن عبر جميع أجهزة نظام التشغيل (iOS)، بما في ذلك أجهزة (iPad) و(iPhone) و(Apple Watch). ستتمكن أيضًا من بدء المحادثات عبر الروابط في متصفح (Safari) وخدمة (Maps) و(Spotlight) والمساعد الصوتي (Siri).
مشهد من مقطع لشركة (Altspace) يعرض اجتماعًا بين أشخاص افتراضيين
5. تزايد أهمية وسائل التواصل الاجتماعي
يُعد تطبيق (WhatsApp) نفسه تطبيقًا مفضلاً بالنسبة للشركات الصغيرة في الأسواق الناشئة، كما يدعي القائمون على التطبيق أن 80 في المائة من الشركات الصغيرة في البرازيل والهند تستخدم خدماته. ومن هذا المنطلق، أطلق التطبيق خدمة (WhatsApp Business) التي تعمل مثل خدمة (Business Chat) لدى شركة أبل وربما يوضح ذلك سبب كونها تعمل مع نظام Android فقط في الوقت الحالي.
ومن بين منصات المستخدمين الأخرى الخاصة بالشركات منصة Workplace الخاصة بموقع Facebook ومنصة Business الخاصة بتطبيق Skype. تتشارك منصة Workplace مظهر ووظائف موقع Facebook المألوفة، ولكنها تقصُر إمكاناتها على العمل مع الزملاء فقط، كما تعكس بعض مزايا التراسُل المؤسسي. كما يستبدل تطبيق Skype for Business الأصدقاء بزملاء العمل، فهو يتكامل مع حزمة خدمات Office 365، ولكن سيسيطر عليه تطبيق Microsoft Teams في نهاية المطاف؛ حيث تُشير التقارير إلى أن هذا جزء من خطة كبيرة تُنفذها شركة التكنولوجيا العملاقة "مايكروسوفت" للضغط على تطبيق Slack… المنصة التي اشترتها تقريبًا.
تتمثل ميزة استخدام منصات مألوفة في تمكُّن الموظفين من معرفة طريقة عملها في أسرع وقت (فهي ميزة لصالح الإنتاجية). يرمي تخصيص هذه الأنظمة الأساسية للأعمال فقط – بعيدًا عن حسابات المراسلات الشخصية – إلى عدم وجود علامات "الإعجاب" أو "الإشارة" المُشتتة أو غيرها من الإشعارات التي تظهر أثناء يوم العمل.
6. إنترنت الأشياء والذكاء الاصطناعي
تخيل أن تطلب من موقع (Alexa) الخاص بشركة أمازون إرسال رسالة إلى فريق العمل عبر منصة (Slack) خلال جهاز المساعد الصوتي (Echo Dot) الخاص بك. يجعل تصاعد انتشار أجهزة إنترنت الأشياء المنزلية الذكية تقنيات التراسُل الصوتي المؤسسي قابلة للتحقيق. وهناك استخدام مثير للفزع بعض الشيء لإنترنت الأشياء من خلال نظام الحضور الذكي. حيث يؤكد إدخال البطاقة سريعًا في مكتبك أنك وصلت إلى العمل ويخبر زملاءك على الفور.
يُشير تعبير تعلُّم وتراسُل الآلة إلى روبوتات الدردشة – أما بالنسبة لروبوتات الدردشة التي يدعمها الذكاء الاصطناعي فيمكنها القيام بأعمال سريعة تتعلق بالمهام الاعتيادية. ويشمل ذلك العثور على المعلومات بشكلٍ أسرع وتنظيم الاجتماعات وإعطاء المواعيد أو تغييرها وجمع البيانات الداخلية بشأن الأعمال. اعتاد الناس على أن إعداد روبوت دردشة مؤسسي هو مجال عمل المبرمجين، ولكن مع منصات مثل (ChattyPeople) يصبح هذا الأمر أسهل من ذي قبل.
7. الواقع الافتراضي والواقع المُعزَّز
نظرًا لإمكانية اعتبار تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المُعزَّز أكثر التقنيات إثارةً في مجال الإلكترونيات الاستهلاكية في الوقت الحالي، فإنها تؤدي دورًا يتعلق بمستقبل اتصالات الأعمال التجارية – والتعاون التجاري أيضًا. وباستخدام كلتا التقنيتين، لا يُعتبر تحديد قاعة اجتماعات فعلية أمرًا ضروريًا حتى؛ نظرًا لأنه يمكنكم جميعًا التواصل في عالم رقمي من مواقع مختلفة.
يُعدّ نظام Windows Mixed Reality نظام واقع افتراضي بأسعار معقولة من شركة مايكروسوفت. فقد عملت بالشراكة مع شركة Altspace لتوفير مناطق اجتماع افتراضية حيث يمكنك الانضمام إلى غرفة مليئة بالأشخاص الافتراضيين – زملائك. نفس الشيء بالنسبة للواقع الافتراضي، إلا أن الأمر يختلف هذه المرة فقط في ظهور الحاضرين الآخرين بمظهرٍ ثلاثي الأبعاد في العالم الحقيقي، مع توفير جميع الرسوم البيانية والعروض التقديمية والشرائح المطلوبة أيضًا. وكما يقول بهافين توراخيا مؤسس خدمة Flock: "ستجعل هذه التطورات الشركات العالمية أكثر ارتباطًا وقوةً وقدرةً على تحقيق أهدافها."
بإضافة جميع هذه الميزات معًا نرى مستقبلاً مثيرًا لتقنيات التراسل المؤسسي، وكذلك مع توفير الكثير من التقنيات الناشئة في هذا المزيج لإمكانية استمرار التطور إيذانًا ببدء عصر من العمل المرن يُناسب القرن الواحد والعشرين. إذن أيُّها ستختار لمكان عملك؟
جيمس داي صحفي متخصص في مجال التكنولوجيا يقيم في المملكة المتحدة
المصادر:
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs "دراسة سوق التراسُل المؤسسي – سبب وكيفية اختيار أفضل ما يناسب احتياجات عملك"
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017 "دراسة استقصائية بشأن إنتاجية القوى العاملة لعام 2017"
